「今日の予定」は、その日に取り組む仕事を選ぶ場所
Microsoft To Doの「今日の予定」は、今日実行したいタスクをまとめるスマートリストだ。既存のタスクを選んで詳細を開き、「今日の予定に追加」を選ぶか、リストへ新しいタスクを直接入力する。公式ヘルプは毎晩リストをリセットし、翌日は改めて仕事を選べる仕組みだと説明している。[1]
未完了の仕事が、翌日も同じ一覧へ自動的に引き継がれる仕組みではない。公式の計画ガイドによると、「今日の予定」に直接入力したタスクもタスク一覧に保存され、未完了なら翌日の提案に回る。探すときは「今日の予定」だけを見て消えたと判断せず、タスク一覧と提案を確認したい。[2]
この違いは、リモートワークで依頼がいくつも届く日に役立つ。今日選んだ仕事と、まだ着手する日を決めていない仕事を、同じ一覧へ無理に押し込めなくてよいからだ。ただし、リストのリセットは締切を延ばす機能ではない。納品が必要な日付は、別に期限として残しておく必要がある。
たとえば、金曜提出の資料を月曜から作るなら、提出の期限は金曜に置き、月曜に進めるタスクを「今日の予定」へ加える。何を今日進めるかと、いつまでに相手へ渡すかを分けるための例であり、Microsoftが指定する運用ルールではない。
期限・リマインダー・重要度を一つの印にしない
Microsoft To Doではタスクの詳細から期限日とリマインダーをそれぞれ設定できる。期限のある仕事は「計画済み」のスマートリストで日付を追える。今日やる仕事を選ぶ操作と、期日を記録する操作を分けることで、「今日は進めたいが、締切は先」という仕事も表せる。[3]
| 機能 | 役割 | 設定する場面の例 |
|---|---|---|
| 今日の予定 | その日に実行したい仕事を選ぶ | 今日、提案書の構成を作る |
| 期限日 | タスクの期日を記録する | 提案書を金曜までに提出する |
| リマインダー | 思い出したい日時を設定する | 打ち合わせ前に準備を確認する |
| 重要度の星 | 重要なタスクを示す | 納期とは別に優先して確認したい仕事 |
表の役割は公式の機能説明を整理したもので、右列の使い方は編集部の例だ。リマインダーは「リマインダーの通知」から、今日の後程、明日、来週、または選んだ日時を設定する。「繰り返し」では毎日、平日、毎週などの間隔も選べる。これらは目的が違うので、すべてのタスクへ同じ日付を付ける必要はない。[3]
星を付けた仕事は「重要」のスマートリストでまとめて見られる。一方、星が付いているからといって、今日中の締切という意味にはならない。「重要」と「今日やる」と「いつまでに終える」を分けると、先の締切を持つ大事な仕事も、急ぎの小さな用事も書き分けられる。[4]
朝は期限を確かめてから、今日の仕事を追加する
Microsoftの計画ガイドでは「今日の予定」の右上にある電球アイコンから提案を開き、候補の「＋」でその日の一覧へ追加する流れを案内している。提案からタスクを追加できるのは、To Doを少なくとも1日使用した後とされる。初日に候補が見当たらないときは、直接入力や既存タスクからの追加を使える。[2]
仕事を始めるときは、次の順に見直してみるとよい。公式の機能を組み合わせた編集部の運用案で、タスク数を固定する必要はない。
- 「計画済み」などで、近い期限の仕事を確認する。
- 既存のタスクと提案を読み、今日進めるものを「今日の予定」へ追加する。
- 会議や移動の予定も踏まえ、引き受けた仕事をその日に進められるか見直す。
すべての依頼を今日の仕事にすると、選ぶための一覧と、抱えている仕事の一覧が同じになってしまう。新しい依頼が届いたら、期限を確かめて記録し、今日進める必要があるかを判断する。相手への回答待ちなら、待っている内容と次に確認する日をメモしておくと、自分がすぐ着手できる作業と区別できる。
日々のタスクを選ぶ前に、長い期間で取り組む目標を整理したい人には、熊谷正寿の手帳術を解説した記事も参考になる。目標の整理と、当日に進める作業の選択は、つなげて考えられる別の段階だ。
大きな仕事はステップとメモで着手できる形にする
Microsoft To Doではタスクの詳細から「＋ステップの追加」を選び、大きな仕事を複数の手順へ分けられる。タスク名の下には手順の総数と完了数も表示される。追加の情報はメモに残せるため、タスク名だけへ背景や条件を詰め込む必要はない。[4]
たとえば「提案書を作る」という仕事なら、前回の資料を読む、相手の要望を整理する、構成案を書く、といった手順に分けられる。これは使い方を考えるための例で、タスクの大きさや順序は仕事に合わせて変えてよい。今日どこまで進めるかが曖昧なときは、最初に手を動かす作業から具体化するとよい。
メモには、提出先、確認が必要な条件、関連資料の場所などを残す。機密情報を個人用のアカウントへ移さず、勤務先が認める保存先と運用を使いたい。タスク管理アプリに書けることと、業務情報を保存してよいことは別だ。
終業時は未完了をまとめて翌日の締切へ変更する前に、作業の状態を確認する。残った手順は何か、他の人の返答を待っているか、実際の期日は変わったかを分ける。今日できなかったという理由だけで、相手と約束した期限まで書き換えないことが、一覧を見直す際の基準になる。
始める前にアカウントと利用画面を確認する
Microsoftの案内では個人用MicrosoftアカウントでTo Doを無料で利用できる。一方、職場や学校のアカウントでは、対応するライセンスとExchange Onlineの条件がある。無料という説明を、そのまま社内での利用許可やすべての法人契約へ当てはめないようにしたい。[5]
公式のトラブルシューティングは、職場・学校での利用がライセンス、管理者の設定、前提条件に左右されると説明している。保存と同期にはExchange Onlineのメールボックスが必要で、管理者がTo Doのライセンスを無効にするとアプリを使えない場合がある。職場で使えないときは、個人アカウントへ仕事を移す前に管理者へ確認するのが先だ。[6]
利用している画面にも注意したい。MicrosoftのOutlook向け案内には、My Dayへ当日が期限の未完了タスクが日々追加されるという説明がある。本稿はTo Do単体の「今日の予定」のガイドに沿った整理であり、Outlook内の画面すべてに同じ見え方を約束するものではない。まず自分が開いているアプリと、該当する公式ヘルプをそろえて確認するとよい。[7]
まとめ
- 「今日の予定」のリセットは未完了タスクの削除ではない。翌日はタスク一覧と提案を見て、取り組む仕事を選び直せる。
- 今日の仕事、期限、通知、重要度は別の役割を持つ。作業したい日と、相手へ約束した期日を分けて記録すると判断しやすい。
- ステップとメモで次の作業を具体化し、終業時は未完了の理由を見直す。職場ではアカウントの利用条件と保存ルールも確認する。
出典・参考
- Microsoft Support「今日の予定と提案」
- Microsoft Support「Microsoft To Doで計画と接続を行う」
- Microsoft Support「Microsoft To Doで期限とアラームを追加する」
- Microsoft Support「タスクに手順、重要度、メモ、タグ、カテゴリを追加する」
- Microsoft Support「Which accounts can I use Microsoft To Do with?」
- Microsoft Support「Troubleshoot Microsoft To Do in Office 365」
- Microsoft Support「Create and manage task lists with My Day in Outlook」
いずれも2026年11月8日確認。
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