Googleドライブの引き継ぎは？共有・所有権・保存先の違い

共有は「何ができるか」、所有権は「誰が持つか」

Googleドライブのマイドライブでは、ファイルを共有するときに、閲覧・コメント・編集といった権限を選びます。編集者は内容を書き換えられますが、編集者に指定しただけでオーナーにはなりません。引き継ぎでは当面の作業を頼むのか、ファイルの管理も渡すのかを先に決めます。[1]

たとえば、来週の会議で一度使う資料を同僚に直してもらうなら、必要なファイルへの編集権限を渡す方法があります。一方、担当交代後も更新する手順書や月次資料なら、誰が所有し続けるかも引き継ぎの対象です。資料を使う期間と担当範囲が違えば、選ぶ設定も変わります。

共有相手を追加するときには、その人が仕事で使うメールアドレスをそろえます。個人用と仕事用のアカウントを使い分けている相手では、別のアカウントに権限を渡しても予定どおりに開けません。職場・学校のアカウントは、組織外への共有が制限されることもあります。[1]

フォルダのオーナーを変えても、中のファイルは変わらない

Googleドライブではフォルダのオーナー権限を譲渡しても、内部のファイルのオーナーは元のままです。「引き継ぎ用フォルダを渡したから、資料もすべて後任者の所有になった」とは限りません。フォルダと、継続利用するファイルの両方を見ます。[2]

たとえば、同じ案件フォルダに自分が作った進行表と、別の担当者が作った議事録が入っている場合です。見た目はひとまとまりでも、ファイルごとのオーナーは別々になり得ます。引き継ぎ一覧には資料名とリンクに加え、現在のオーナーと次に管理する人を書いておくと、誰が操作する必要があるかを整理できます。

パソコンでファイルのオーナーを変更する基本の流れは、対象を右クリックして［共有］を開き、共有済みの相手の名前の横から［オーナー権限の譲渡］を選ぶものです。譲渡先はあらかじめそのファイルを共有した相手に限られます。[2]

職場・学校のアカウントでは、譲渡できる相手は同じ組織内のユーザーで、新しいオーナーによる承諾は不要と案内されています。個人アカウントの譲渡リクエストは、相手が承諾するまで元の人がオーナーのままです。また、個人アカウントから職場・学校のアカウントへの所有権の譲渡はできません。自分のアカウントの種類に合う手順を選びます。[2]

退職などで多数のファイルをまとめて渡す場合には、Google Workspace管理者による一括譲渡の方法もあります。個人でフォルダを動かす前に、社内の担当者へ対象ファイルと保存先を伝えると、組織の手順に沿って進めやすくなります。[2]

共有ドライブは、担当者が離れても組織に資料を残す

Google Workspaceの共有ドライブは、個人のマイドライブとは所有の仕組みが異なります。共有ドライブ内のファイルは個人ではなく、チームや組織が所有します。メンバーが離れ、そのアカウントが削除されても、その人が共有ドライブに追加・作成したファイルは残ります。担当者の交代をまたいで使う資料の保管先を考えるときに、この違いが役立ちます。[3]

ここでいう共有ドライブは、マイドライブ内のフォルダを誰かと共有する操作とは別の機能です。フォルダ名を「チーム共有」に変えただけでは、所有の仕組みは変わりません。引き継ぎ先の候補がどちらなのか、ドライブの場所と資料の所属をそろえて見ます。

共有ドライブを作成できるのは、利用しているGoogle Workspaceのエディションが対応し、管理者から作成を許可されている場合です。メンバーには管理者、コンテンツ管理者、投稿者などのアクセスレベルがあり、できる操作が異なります。たとえば、ファイルを追加できる権限と、メンバーを追加・削除できる権限は同じではありません。[4]

資料を移す際は、自分が移動できるかだけでなく、移動先で誰が読めるようになるかも確認します。すべてを広く共有するのではなく、チーム全員で使う資料と、限られた担当者だけが扱う資料を分けて保存先を選ぶ考え方です。共有ドライブにもアクセスを制限したフォルダがあり、外部ユーザーとの共有は組織で許可されていることが前提です。[3]

ショートカットは入口で、閲覧権限の引き継ぎではない

Googleドライブのショートカットは、元のファイルやフォルダを参照するリンクです。作成しても、元ファイルの権限は自動では更新されません。後任者が見つけやすい場所にショートカットを置いても、その人に元ファイルを開く権限がなければ内容は読めません。[5]

たとえば、チーム用の引き継ぎ一覧から、他部署が管理する手順書へ案内する場面です。同じ内容を別のファイルとして増やさず、元の資料を参照する入口を用意できます。ただし、入口を用意する作業と、必要な相手へアクセスを認める作業の両方が済んでいるかを確かめます。

ショートカットのタイトルは配置先のフォルダやドライブにアクセスできる人に表示されます。内容を開けない相手でも、資料名を見られる点には注意が必要です。また、元のファイルが削除されたり、ゴミ箱へ移動されたりすると、ショートカットは無効になります。保存先を変えた後は、一覧のリンクから元の資料にたどり着けるかも見直します。[5]

引き継ぎ一覧に、リンク・所有者・次の作業を残す

Googleドライブの資料を引き継ぐときは、リンクを送った時点だけで完了を決めず、後任者が次の仕事を進められるかを確認します。資料名が同じでも、最新の更新先や次の締切がわからなければ、内容を読めても作業を引き継げないためです。

小さな案件なら、一覧に次の3つをまとめる方法があります。

• 資料名と更新先のリンク。参考用の資料と、今後編集する資料を区別する。
• 現在の所有者と保存先。必要な所有権の譲渡や共有設定が済んだかを記録する。
• 次に行う作業と担当者、期限。保管するだけの資料なら、そのことを明記する。

たとえば月次レポートなら、「前月の完成版」と「今月更新する表」が別のことがあります。どちらのリンクを渡すか、次の担当者は何を更新するかを一行で添えると、権限設定と実際の業務をつなげられます。定例資料を毎回作る仕組みについては、Notionで会議メモを繰り返し作成する方法も参考になります。

最後に、後任者が実際に使うアカウントでリンクを開き、必要な閲覧・コメント・編集ができるかを確かめます。開けないときは、同名の資料を次々に作る前に、相手のアカウント、元ファイルの権限、保存先を順に見直すと、どこを直す必要があるかを絞れます。

まとめ

• 共有権限と所有権は別。共同で編集できる状態に加え、担当交代後も誰が資料を管理するかまで決めると、引き継ぐ範囲が明確になる。
• マイドライブでは、フォルダのオーナーを変えても内部のファイルの所有者は変わらない。組織で継続利用する資料は、共有ドライブの利用条件と保存先も検討する。
• ショートカットは元資料への入口であり、権限の代わりにはならない。引き継ぎ一覧のリンクから、後任者が必要な操作をできることまで確かめる。

出典・参考

1. Google「Googleドライブのファイルを共有する」
2. Google「ファイルのオーナーを他のユーザーにする」
3. Google Workspaceラーニングセンター「共有ドライブとは」
4. Google Workspaceラーニングセンター「共有ドライブを作成する」
5. Google「Googleドライブのショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする」